Este articulo presenta la relación que tienen los metadatos en la gestión de documentos electrónicos, planteando que estos constituyen en sí mismos un conjunto de evidencias que les permiten atribuirles valores probatorios, tanto al documento electrónico como a los propios metadatos. El foco de análisis sobre los metadatos se aborda desde la argumentación referida a que, mediante la planeación de la estructura de valoración documental, se puede determinar un esquema de metadatos asociados a la valoración de estos, involucrando la practica archivística relativa a la valoración primaria, secundaria y macro valoración. Finalmente se presentan unas conclusiones al respecto de las relaciones intrínsecas entre los metadatos, la gestión de documentos electrónicos y la practica archivística desde su dimensión del ejercicio profesional.

Palabras Clave: Valoración de documentos, Gestión de Metadatos, Metadatos, Metadatos para la valoración, Documentos electrónicos.

This article presents the relationship that metadata have in the management of electronic documents, stating that these constitute in themselves a set of evidence that allows them to attribute probative values, both to the electronic document and to the metadata itself. The focus of analysis on metadata is approached from the argument that, by planning the documentary valuation structure, a metadata scheme associated with their valuation can be determined, involving the archival practice related to primary valuation, secondary and macro valuation. Finally, some conclusions are presented regarding the intrinsic relationships between metadata, electronic document management and archival practice from its dimension of professional practice.

Keywords: Document valuation, Metadata Management, Metadata, Metadata for valuation, Electronic documents.

Se puede afirmar que la incidencia de la tecnología, catapulto el concepto de documento electrónico como elemento de reflexión de la práctica archivística, este concepto además se encuentra inmerso en el ámbito del gobierno de la información desde la perspectiva de la ciencia de los datos, pues se identifica que corresponde a la misma naturaleza de los datos no estructurados los cuales no se encuentran embebidos dentro de una base de datos, por lo cual el documento electrónico puede comprenderse como un tipo de dato enmarcado en este tipo de naturaleza.

Actualmente es impensable concebir una empresa que no produzca documentos electrónicos para dar cumplimiento a las funciones que le dan razón de ser a su existencia, incluso los sistemas de información de soporte a decisiones interactúan con los documentos electrónicos, creando nuevas categorizaciones sobre estos desde su esencia, estratégica, táctica y operativa, conllevando de esta manera a la definición de un variado contexto sobre el documento electrónico que en conjunto desde una visión holística puede considerarse como el macro contexto en el cual se circunscribe este tipo de documento que se fundamenta en una estructura representada en la codificación binaria que le da soporte.

Una comprensión de un segmento del macro contexto del documento electrónico es proporcionada desde sus elementos de descripción asociados con la gestión documental, es decir desde la representación archivística que se pueda extraer del documento electrónico, en especial con la identificación y control de su ciclo de vida, estos elementos se configuran como núcleos de descripción del documento electrónico lo que la literatura define como Metadatos.

La definición clásica de metadato, lo determina como: “datos sobre los datos”, pues a partir de los metadatos es posible obtener una variada información utilizable para identificar, autenticar y contextualizar al documento electrónico el cual, desde la perspectiva de la gestión de documentos, presenta la necesidad de demostrar la trazabilidad propia del ejercicio administrativo al cual el documento electrónico soporta para cumplir con las funciones o actividades determinadas por una organización.

Se argumenta entonces la necesidad de que la gestión de documentos incorpore esquemas de metadatos como medio para asegurar su buena gestión y la optimización intrínseca de la utilización de estos metadatos por diferentes sistemas de información.

Un aspecto relevante del potencial de los metadatos es que proporcionan elementos de enlace entre los objetos de información y su contexto de producción, permitiendo de esta forma constituir un corpus de evidencias que le atribuye a los metadatos un valor probatorio.

Sin embargo, no todo documento electrónico o dato no estructurado puede corresponder a documento de archivo, ya que para tal efecto debe ser coherente con su carácter sustantivo en cuanto a su contenido informativo, constituyendo de esta forma la consolidación de un tipo de sistema de información muy particular para las operaciones de la gestión documental, es decir los sistemas electrónicos de documentos de archivo- SGDEA.

La definición clara de que documentos hacen parte del acervo digital que administra un SGDEA, está en gran parte mediada por su representación en la estructura documental de la organización o entidad a la cual se circunscribe, es decir su tabla de retención documental y que sobre estos se haya efectuado una valoración de su importancia.

Un documento con valor para la empresa debe ser declarado en el SGDEA, para que pueda ser administrado e incorporado a los mecanismos de control que este sistema realice sobre los documentos electrónicos.

Una característica intrínseca al documento electrónico es que permite ser descrito desde los metadatos de contexto archivístico, los cuales pueden estar embebidos en la arquitectura del SGDEA, planteando de esta forma vislumbrar que, mediante la planeación de la estructura de valoración documental, se puede determinar un esquema de metadatos asociados a la valoración de estos, involucrando la practica archivística relativa a la valoración primaria, secundaria y macro valoración.

Teniendo en cuenta que la valoración de documentos en general es una responsabilidad social inmensa, se comprende la urgencia de posibilitar la eficiente manera de desarrollarla, en donde se encuentra que de esta dependerá la consolidación del patrimonio documental que se deje como herencia testimonial para las generaciones futuras.

Como lo manifiesta Hernández (2013), el proceso de valoración está en un “constante proceso de crecimiento, ... La dificultad radica en la carencia de una teoría de lo que se entiende por cada uno de los valores archivísticos, y del significado y alcance de los intereses presentes en los documentos” (p.9)

No obstante, la valoración documental desde la praxis archivista se fundamenta en unas aproximaciones teóricas de lo que va del crecimiento de este proceso, por ello es importante mencionar la desplegada teoría de Schellenberg (1956, citado por Hernández, 2013) quien define:

“El valor primario… viene determinado por el productor de los documentos…se basa en las aplicaciones iniciales del documento, en las razones por las cuales existe… Se establece como prueba administrativa, legal o financiera… El valor secundario es aquel que adquieren los documentos cuando han dejado de tener utilidad para la administración productora…En este valor solamente se plantea…el valor testimonial…como capacidad de los documentos de evidenciar el funcionamiento y la organización de las entidades de las que proceden. Y en segundo lugar …abarca una dimensión extrainstitucional…testimonio de las actividades de la sociedad”

Se indica también que la evolución de la valoración con llevo a una etapa posmoderna que nutrió los cimientos de la macro valoración, en la cual se valora el contexto de producción de los documentos, teniendo en cuenta el universo funcional y estructural en que su productor los crea y los usa (Hernández, 2013).

Por otra parte, se encuentra que la valoración determina el tiempo de conservación de los documentos, siendo fundamental para tomar decisiones sobre la forma de crearlos y mantenerlos (Rivas, 2013).

Con el advenimiento de las TIC´s, surge el documento electrónico como una nueva fuente de información susceptible de ser valorada y en la cual se deben incorporar las teorizaciones de la praxis archivística en conjunción con la versatilidad inherente a la arquitectura de información que lo soporta.

Al respecto de los documentos electrónicos, se indica que estos no es que representen diferencias esenciales a los soportes tradicionales sino más bien en la forma en que sus componentes se comportan en su interacción con los SGDEA, por lo cual las estrategias de conservación deben estar diferenciadas por un enfoque de valoración y conservación del documento electrónico a partir de sus componentes estructurales (del Castillo y Ravelo, 2016)

Se resalta que el documento electrónico presenta una incidencia notoria en la necesidad de sopesar su valoración teniendo en cuenta la previsión de almacenamiento, seguridad informática, autenticidad digital, garantías jurídicas y formatos electrónicos (Rivas, 2013).

Los documentos que se generan electrónicamente deben estar en concordancia con el cuadro de clasificación y la tabla de retención documental la cual representa la valoración de los documentos mediante los tiempos de retención y la determinación de su disposición final en el marco de identificar su ciclo de vida, el cual en el contexto electrónico debe integrar metadatos acordes con la valoración, selección y acceso al documento electrónico.

Se identifica entonces que los metadatos se formulan como la alternativa que permite representar la teorización de la praxis archivista sobre valoración documental, de una forma estructurada en esquemas de metadatos que permitan administrar el ciclo de vida del documento electrónico acorde con el análisis de su valoración primaria, secundaria y de contexto (macro valoración), permitiendo además gestionar adecuadamente lo que se va a continuar conservando.

De esta manera se aprecia que los metadatos son la clave para identificar un documento electrónico dentro de una estructura de valoración constituyendo además la herramienta que permitirá automatizar las diferentes etapas de su ciclo de vida (Serra, 2005).

Las reglas que se definan para la valoración representaran los parámetros embebidos en la meta descripción del documento electrónico, por tanto, el proceso de selección involucrara el éxodo y migración de diversidad de categorizaciones de metadatos de tipo archivísticos, de conservación e indexación.

Los metadatos archivísticos, hacen posible aplicar decisiones globales entre ellas las de selección, incluyendo datos de procedencia, contexto y relaciones documentales, por su parte los metadatos de preservación determinan las políticas de preservación vinculadas a las reglas de valoración y los metadatos de indexación que permiten recuperar un determinado documento electrónico (Stephens 2000, citado por Serra, 2005)

Tan relacionado esta la utilización de metadatos en los procesos de valoración, que estos mismos se constituyen en elementos susceptibles de ser valorados, presentando un nuevo paradigma de la praxis archivista referida a la valoración de los propios metadatos, puesto que en los procesos automáticos de eliminación de documentos conforme a la estructura de valoración embebida en la meta información, se recomienda seleccionar metadatos de los documentos electrónicos eliminados para su conservación total (Hernández, 2013).

Esta valoración de los metadatos requiere análisis especial dado que sobre el documento electrónico se vinculan metadatos que le dan contexto, autenticidad, integridad y usabilidad entre otros aspectos los cuales, aunque no son el documento en sí mismo, deben poder ser el eco, el holograma, la representación en el tiempo que pueda dar fe testimonial de que el documento electrónico como objeto alguna vez existió sin necesidad de ser parte de su composición objetivable.

Como se aprecia, los metadatos permiten estructurar la valoración de los documentos electrónicos permitiendo la integración de los valores definidos por Schellenberg (1956) con los preceptos de análisis propios de la macro valoración, los cuales serán administrados por un SGDEA

A partir de los argumentos expuestos mediante la invocación teórica de los autores citados se puede apreciar que el proceso de valoración orientado al documento electrónico es factible de ser soportado en la herramienta descriptiva que representan los metadatos.

La gestión de una estructura de valoración de documentos electrónicos no sería viable sin la utilización de los metadatos, los cuales permiten estructurar en datos de descripción los análisis respectivos a los valores primarios, secundarios y de macro valoración por medio del SGDEA.

Los archivistas tenemos un llamado a la acción de carácter fundamental al respecto de lograr constituir el patrimonio documental electrónico que refleje la evidencia de nuestro presente para su comprensión futura por parte de las nuevas generaciones, por ello es primordial establecer la apropiación de metadatos que describan el contexto de la valoración que se ha efectuado hacia los documentos electrónicos de archivo

Con fundamento en lo anterior se puede indicar que el ámbito de definición y descripción de los metadatos archivísticos y de preservación de documentos electrónicos es un marco de trabajo que los archivistas deben explotar y dominar cabalmente para lograr una eficiente gestión de documentos electrónicos soportada en la apropiación de los SGDEA.

Los metadatos ofrecen información de contexto sobre los documentos electrónicos, la cual proporciona un potencial importante para ser apropiada por parte de la gestión documental enfocada a los documentos electrónicos, permitiendo que estos adquieran una naturaleza versátil para ser interoperables entre sistemas de información que utilicen en sus flujos de información el consumo y la producción de metadatos que aporten valor a los procesos de negocio y faciliten la identificación de los documentos para controlar e identificar su trámite, conservación y seguridad de la información entre otros aspectos.

Del Castillo Guevara J., & Ravelo Díaz G. (2017). El proceso de valoración documental a la luz de los actuales debates archivísticos. Revista Interamericana De Bibliotecología, 40(3), 273-283. https://doi.org/10.17533/udea.rib.v40n3a07

Hernández Olivera, L. (2013). Sobre la constitución de la memoria social. Hacia una valoración de documentos postmoderna. Jornadas archivando: la valoración documental, León 7 y 8 de noviembre. 5-20

Rivas Palá, E. (2013). La valoración documental en el entorno de la administración electrónica. Sobre la constitución de la memoria social. Hacia una valoración de documentos postmoderna. Jornadas archivando: la valoración documental, León 7 y 8 de noviembre. 21-41

Serra Serra, Jordi. (2005). Valoración y selección de documentos electrónicos: principios y aplicaciones. Revista Tria, 12. 119-155

[1] Ennio Prada Madrid. Investigador independiente; Magister en gestión de información documental; Profesional en ciencia de la información bibliotecología y archivística; Especialista en redes de información documental; Especialista en gerencia de proyectos.